La prevención de pérdidas en nuestras tiendas o supermercados es un elemento fundamental en los resultados anuales de cada ejercicio.
En los procesos de identificación de puntos vulnerables en «retail», se va a considerar desde la total integridad de nuestros colaboradores y clientes hasta los riesgos que se corren respecto de las propias instalaciones en las que operamos nuestras tiendas.
Si tienes fugas de dinero en tu empresa, pérdidas y demás inconvenientes que están alterando tu productividad y dinámica empresarial es hora de que busque soluciones, AQUÍ te diremos como usar la prevención de pérdidas adecuadamente y empujar a tu empresa a un nivel más óptimo y eficiente.
¿Qué es la prevención de pérdidas?
Siempre que escuchamos el término prevención de pérdidas lo relacionamos con robos, pero esto no es necesariamente así, ya que la prevención de pérdidas abarca un amplio abanico de gestiones y operaciones en torno a ellas.
Son cada vez más los «retailers» que incluyen en sus planes de negocio anuales los procesos para identificar todas estas vulnerabilidades y riesgos, que tendrán como resultado la fuerte disminución de pérdidas.
Básicamente la prevención de pérdidas es un proceso en el que se identifíca las vulnerabilidades de una empresa, entendiéndose por estás cualquier situación, proceso, condiciones de la instalación y hasta personas que puedan generar pérdidas.
La prevención de pérdidas no sólo identifica y analiza los procesos para encontrar debilidades en el sistema, adicional crea planes, usa herramientas y adiestra al personal para evitar fugas de dinero y la concurrencia en pérdidas.
En pocas palabras, la prevención de pérdidas enfrenta las crisis que tiene una empresa, superándolas y evolucionando para lograr mayor eficiencia.
Recuerda que también pueden ocurrir pérdidas por estallidos sociales, inflación e inestabilidad política. Es importante que trabajes para prevenir todo tipo de situaciones que produzcan mermas; acciones que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa y para esto hay que tomar en cuenta todos los aspectos.
Estrategia de prevención de pérdidas
El principal requisito para poder llevar a cabo una estrategia exitosa de prevención de pérdidas, debe de ser la total convicción de los propietarios de la necesidad de anticipar, prevenir y luchar a lo que sea considerado riesgo de pérdida, identificando todo lo que pueda impactar al personal y activos de la compañía.
Luego de todo esto, debe de quedar plasmada la agenda de riesgos para cada año.
La agenda anual de riesgos estará compuesta por 4 elementos principales:
- Personal: Implica la responsabilidad y acciones de nuestros asociados.
- Políticas y procedimientos: Creación y seguimiento del documento interno para todos los colaboradores donde se clarifique las normas de la compañía.
- Tecnología: Controlando el uso adecuado de todas las herramientas disponibles en nuestras tiendas, tanto las de uso personal, como las de vigilancia y control.
- Infraestructura: Significa que todas nuestras instalaciones deben de estar perfectamente preparadas y cumpliendo las normas de seguridad.
Será necesaria una capacitación hacia nuestro personal, ligada a las situaciones y condiciones que se determinen en el plan de prevención anual y es necesaria para que se cumplan todos los procesos naturales en las operaciones diarias.
¿Qué puede hacer por ti y tu empresa la prevención de pérdidas?
Si piensas que invertir en control de pérdidas es un gasto adicional, estas equivocados. Un buen programa de prevención de pérdidas puede:
- Evitar y controlar lesiones, daños físicos y hasta sortear enfermedades laborales. Sí, un buen programa de prevención de pérdidas también considera cualquier daño hecho al personal como una fuga de productividad.
- Asimismo, es capaz de controlar los daños ocasionados a los equipos, instalaciones y el ambiente de trabajo.
- Por medio de una serie de medidas es capaz de mejorar la eficiencia de los trabajadores y aumentar la productividad de la empresa.
- Protege tanto a los trabajadores, como el lugar de trabajo y la empresa en general.
- Al principio un programa de prevención de pérdidas puede aumentar los costos de la empresa, pero pasada la etapa de análisis se aumentará la productividad para todos; empleados, clientes y empresa.
- Disminuye los retrasos y mejora los tiempos de producción.
- Un buen programa de prevención de pérdidas lejos de incomodar o causar molestia entre los empleados, es capaz de mejorar las relaciones interpersonales dentro de la empresa y darle un sentido de pertenencia al recurso humano.
- Y, por ultimo mejora la imagen de la empresa tanto para los clientes, como para los trabajadores y dueños.
Sí, es hora de tomar el control y mejorar la productividad de tu empresa… ¡Sólo trae beneficios!
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Uno de los errores que solemos cometer en «retail», es creer que nuestros negocios no tienen riesgos importantes, o que ya tenemos suficiente con los planes que se ejecutan año tras año sin apenas insertar novedades.
Este error, casi siempre está unido al pensar que estos planes de prevención implican gastos enormes, pero en todo caso esto se debe de contabilizar como una inversión, pues así lo es, una gran inversión de futuro ahorrándonos miles de millones en pérdidas.
Para lograr todos los objetivos que hemos detallado, debe organizarse el control interno en varios componentes:
- Ambiente de control. Tanto el personal como los clients deben tener la total convicción de estar en un entorno controlado 100% contra importantes riesgos.
- Evaluación de riesgos. Manteniendo siempre acciones de pruebas y evaluación de todos los riesgos.
- Actividades de control. A diferencia del ambiente de control, las actividades de control son las que realmente existen para minimizar los riesgos.
- Información y comunicación constante. Abarca el proceso de retroalimentación que debe existir en nuestras tiendas.
- Monitoreo. Seguimiento permanente (auditorías internas).
- Evaluaciones de control de confianza. Examen de controles de prevención constantes con los colaboradores. En conclusión, no importa el tamaño del negocio, todos podemos sufrir pérdidas. El éxito estará en nuestros sistemas de prevención para poder disminuirlas al máximo.
Prevención de pérdidas en tiendas
Si quieres aumentar tu productividad mediante un programa eficiente de control de pérdidas, es importante que priorices ciertas acciones, como:
Debes controlar la situación, por el bien de tus empleados, clientes y la compañía
Es fundamental que tanto el empleado, como el consumidor y los dueños tenga el máximo control sobre la empresa. Un trabajador que está seguro en su lugar de trabajo, es más productivo que un empleado que no se siente seguro; ya sea porque las condiciones laborales no le inspiran confianza o porque se siente desprotegidos.
¿Cómo logras tener el máximo control? Apóyate en las nuevas tecnologías, el adiestramiento y la supervisión. Por ejemplo: Instala cámaras de seguridad en los espacios vulnerables.
Evalúa los procesos dentro de la empresa y, descubre las debilidades
Imagina que tienes una empresa que vende camarones limpios y tus empleados se encargan de quitarle el cascaron, limpiarlo y envasarlo.
Sin embargo, en un punto de ese proceso puede haber un accidente, es tu labor mejorar para que no ocurran incidentes desagradables ¿Cómo lo haces?
Fácil: adiestras al personal, les das normas claras que seguir, le brindas las herramientas correctas y lo supervisas analizando constantemente en proceso; de esta manera estarás mejorando asiduamente.
La prevención de pérdidas necesita: observación, análisis y minuciosidad
Antes implementar cualquier plan de prevención de pérdidas debes analizar la situación de tu empresa, buscar en tus registros cuales son los accidentes que más ocurren, donde hay fugas de dinero y observar como son llevados a cabos todos los procesos.
No puedes implementar un plan estandarizado en tu empresa; ya que esta no tienes las mismas debilidades de otras compañías. Si bien pueden tener problemas similares, cada caso es particular y tiene sus especificaciones que deben ser tomadas en cuenta.
No sólo analices los puntos tradicionales, como: seguridad antirrobo, ve más allá y verifica procesos como:
- Las actividades específicas que se desarrollan dentro de la empresa
- Los métodos y herramientas usados por tus empleados
- El grado de educación o adiestramiento que tiene tu recurso humano
- Las condiciones laborales y las instalaciones
- La seguridad dentro de la empresa
- Las normativas y políticas, haciendo hincapié en su entendimiento y claridad
- Asimismo, puedes evaluar la realidad socioeconómica de tus empleados
¿Por qué prestar atención a cada uno de estos puntos?
Son importantes porque una falla o incongruencia en cualquiera de estos ocasiona pérdidas. Si las políticas no son claras un empleado puede aprovechar las lagunas y atentar contra la empresa, igual si la seguridad falla puede haber un robo, de la misma forma si los empleados no están adiestrados correctamente pueden errar y no solo generar pérdidas; además pueden lastimarse seriamente.
Todo, absolutamente todo, debes ser tomado en cuenta para realizar un plan de control de pérdidas.
Actualiza política, mejora procesos y haz manuales
Una vez que has hecho el análisis completo es hora de implementar nuevos cambios, pero ¿Por dónde empiezo? Simple: plasma todo el papel, haz manuales, políticas internas de las empresas y deja en claro las normas, deberes y derechos de los empleados.
Es indispensable tener un manual de seguridad que se adapte a las labores realizadas en cada empresa en específico.
Asimismo, es necesario que los empleados conozcan las normas de seguridad e higiene, haz literatura que les sirva para mejorar y tener en claro cómo se deben realizar todos los procesos.
Todo esto tiene dos ventajas: te permite hacer un manual claro que debe ser seguido al pie de la letra; lo que inmediatamente mejorará las condiciones laborales y a su vez te servirá para adiestrar al nuevo personal.
Adiestra al personal, así tendrás control de pérdidas
Una vez que tengas plasmado en papel todos lo proceso es hora de adiestrar al personal, de esta forma evitarás accidentes, les demostrarás que hay control y supervisión de todas las labores dentro de la compañía y te aseguras de mostrarles que te preocupas por su seguridad y crecimiento laboral.
Supervisa y controla
Tu puedes hacer manuales, adiestrar y analizar, pero si no controlas y supervisas que los cambios se estén realizando simplemente haz perdido tu tiempo. Debes invertir en supervisores y personal de control, con la intención de hacer cada proceso con la máxima seguridad.
Mantén comunicación efectiva con tus empleados
Tus empleados son los que mejor pueden decirte si el plan de prevención de pérdidas está dando resultado, haz pequeñas reuniones y compartan opiniones.
El control de pérdidas es un proceso que involucra a empleados, usuarios y propietarios; permíteles que den su opinión; ya que pueden ser valiosas ideas que mejoren la productividad y los procesos.
Nunca bajes la guardia
¿Cómo prevenir robos? ¿Cómo evitar pérdidas? Pues nunca bajes la guardia siempre trata de mejorar los procesos y aunque todo parezca tranquilo y bajo control, siempre sé firme con tus políticas y normas; estas aseguran el bienestar de tus clientes, empleados y empresa.
La prevención y control de pérdidas es necesaria
Sí, es fundamental no ignorar las fugas; ya que estas nos indican que algo está fallando dentro de la empresa. Siempre está atento y apóyate en el uso de nuevas tecnologías, como: cámaras de seguridad, dispositivos de control de entradas y salidas, utilización de sistemas de inventario y más herramientas.
Asimismo, recuerda involucrar a todos en la planeación del control de pérdidas, tanto personal, como clientes y dueños. De esta manera tu empresa crecerá segura, confiable y bajo control ¡Tú puedes lograrlo!