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Dos de las áreas más críticas de nuestras tiendas son las que gestionan entradas y salidas de dinero y mercancías. Por lo tanto, donde se debe de trabajar muy delicadamente cada operación. Estamos hablando sin duda del área de recepción de cajas, donde se generan las ventas. Así como del área de recepción, donde entra toda la mercancía que vendemos en los supermercados.
Enfocándonos en el área de recepción, es muy importante seguir activamente unas reglas innegociables para no lamentar posibles pérdidas.
La figura del Responsable de Recepción hemos de tenerla igualada a la de Responsable de Cajas o checkouts. Si uno maneja el flujo de dinero el otro está manejando el flujo de mercancías, que obviamente tiene un importante valor monetario.
El área de recepción también debe de ser la que dé el ejemplo con el resto de la tienda en concepto de limpieza y orden, quedando despejada completamente a diario al finalizar las operaciones de entrega de mercancías.
Tener un área de recepción desorganizada es sinónimo de pérdidas seguras de mercancía. Seguir el plan de limpieza diario es obligatorio por ser un área con puertas de acceso. Y también por donde salen los productos dañados, creando un riesgo de posibles plagas.
Uno de los puntos también críticos dentro del área de recibo es el proceso de recepción de productos perecederos (frutas, vegetales, carnes, deli, pescados). Es recomendable que, en el momento de recibir los productos frescos, el Responsable de Recepción esté siempre acompañado por el gerente del área a recibir.
Recibir productos frescos en área de recepción, ten en cuenta:
- Los productos frescos se deben de recibir en las primeras horas de operaciones. Si no fuera así deben de negociar con los proveedores (muy importante recibir frutas y vegetales, carnes y pescados, de 6 am a 8 am como muy tarde).
- El gerente de cada área de productos frescos controlará la temperatura de llegada de sus pedidos para asegurar que no haya rotura de la cadena del frío. Esta recepción debe de llevarse directamente del furgón frío a los cuartos fríos de la tienda.
- Igualmente será responsabilidad del gerente de cada área de perecederos de comprobar la calidad de llegada de los productos. En caso de no reunir la calidad adecuada, estar en disponibilidad de no aceptar el pedido.
En definitiva, no podemos dejar de lado la recepción en nuestras tiendas. Todo lo que vendemos en ellas entra por ahí y cualquier descuido o falta de seguimiento se paga con consecuencias negativas para la economía de nuestro negocio o con la pérdida de clientes.
Obligaciones del responsable del área de recepción
- Mantener las puertas de recepción y docks de descarga cerradas mientras no esté presente.
- Validar todas las entregas/recepciones, factura física del proveedor vs la mercancía recibida para después ingresarla al sistema como inventario real.
- Gestionar debidamente todas las devoluciones a los proveedores para cargar en el sistema (productos vencidos, dañados, entregas erróneas, etc.)
- Controlar el orden de acceso de cada personal externo para entregas de mercancía evitando aglomeraciones de personas en el área de recepción.
- Llevar el control de los proveedores DSD (entregas directas sin pedido a tienda según necesidades de stock), entregándoles una tarjeta de acceso a su entrada y registrando también su salida de la tienda por la puerta de recepción.
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