¿Estás comenzando un comercio minorista? Es importante que aprendas cómo hacer un inventario para asegurar que tu negocio sea rentable.
Conocer tus productos y la disponibilidad justa, te ayudará a tener un mejor control y lograr resultados óptimos.
Esta gestión es crucial para cumplir con los pedidos de tus clientes y comprar mercancía nueva cuando sea necesario.
Si almacenas poca cantidad, por ejemplo, es probable que pierdas una venta si te solicitan un artículo que no tienes.
Incluso, si tu almacén está lleno, es un dinero invertido que está detenido e improductivo hasta que lo vendes.
De ahí la necesidad de contar con un método de registro efectivo para que exista un balance entre esos extremos.
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¿Qué es un inventario?
Se trata de una relación pormenorizada y ordenada de la existencia de productos de tu comercio, sea pequeño o grande.
Incluye tanto los recursos que se encuentran en el área de ventas como en el depósito, en un momento específico.
Todo lo que tienes allí cuenta. Ya sea materia prima, componentes o bienes terminados.
¿Su objetivo? Hacer seguimiento a la compra/venta de artículos, recepción, envío de pedidos y almacenamiento de la mercancía.
Dado que todos los meses no son iguales, por diversos factores, es conveniente revisar el listado cada mes.
Esto garantiza que dispongas del tipo y las cantidades adecuadas, evitando el exceso de inventario que inmoviliza tu capital.
¿Por qué los inventarios son importantes?
Llevar a cabo una revisión impecable de las existencias es clave para la prosperidad de cualquier empresa.
¿La razón? Influye no solamente en el resultado de las ventas, sino también en las utilidades que generan y las pérdidas.
Además, al hacer un seguimiento regular de la lista de productos, evitas que un pequeño error se convierta en un gran problema.
Por ejemplo, cobrar una pieza contando con el stock sin saber que está agotado. ¿Imaginas la molestia del cliente?
Un buen control te permite cumplir con la demanda, optimizar los recursos, prevenir robos de mercancía y problemas financieros.
Es decir, aparte de evitar sorpresas desagradables, te muestra el verdadero valor de tu inversión.
7 Ventajas de hacer inventarios
Llevar un registro preciso de tus productos conlleva diversas ventajas, al proporcionar información relevante.
Estos son varios de los beneficios de aprender cómo hacer un inventario de manera adecuada. Echa un vistazo.
1. Brinda información precisa
Al adoptar una gestión eficiente de tu inventario, tienes un control completo sobre los artículos disponibles.
Esto te permite solicitar únicamente la cantidad exacta que requieres para satisfacer la demanda, evitando así los sobrantes.
No solo asegura que siempre tengas lo necesario a mano, sino también reduce los desperdicios.
2. Disminuye el riesgo de sobreventa
La administración adecuada de las existencias y pedidos pendientes, también garantiza que no vendas más de lo que realmente posees.
Pues, te ayuda a identificar lo que hay en stock y aquello que está comprometido para entregar a algún comprador.
O sea, las órdenes en curso, gracias a lo cual proteges tu reputación y mantienes a tus clientes satisfechos.
3. Ahorra costos
Otra ventaja del inventario es que minimiza los gastos derivados del almacenamiento de productos de temporada o de baja rotación.
Asimismo, permite dirigir tu atención hacia lo que realmente valoran los clientes, lo que implica un ahorro importante.
Por tanto, al optimizarlo, conviertes los costos que genera en ganancias, incluyendo los de manipulación y transporte, entre otros.
4. Mejora el servicio al cliente
Imagina ofrecer a tus clientes una experiencia excepcional gracias a una gestión de inventario altamente eficiente.
Magnífico, ¿verdad? Bueno, con esta herramienta garantizas un servicio de calidad que hace que se mantengan fieles a ti.
Esto es debido a que tienes siempre disponible lo que ellos buscan y evitas el deterioro de los productos, así como los robos.
5. Aumenta los ingresos
Al mejorar la atención al cliente y reducir costos, tu empresa se beneficia al experimentar un incremento de las ventas.
Esta ventaja se traduce directamente en mayores ingresos, lo que impulsa su crecimiento y el éxito a largo plazo.
Puesto que conoces la disponibilidad y la demanda, puedes hacer rotaciones más eficientes del inventario y eso te proporciona también mayores ganancias.
6. Mejora la productividad
Por otro lado, la gestión efectiva del stock hace que los artículos del almacén estén más organizados, de acuerdo con la demanda.
Eso representa un alivio de la carga de trabajo y te permite utilizar tu tiempo de manera más efectiva.
Puedes aprovecharlo para concentrarte en otras actividades importantes que hacen crecer tu negocio, aumentando así la productividad.
7. Optimiza tu relación con los proveedores
El inventario te proporciona información sobre los productos que realmente se mueven y el volumen de ventas.
Gracias a ese conocimiento preciso, es posible mejorar las negociaciones con tus vendedores y proveedores.
Por ejemplo, acordar precios y términos de pago o fechas de entrega más favorables, para maximizar tus beneficios
¿Cómo hacer un inventario si eres principiante?
Si estás comenzando en el área de los negocios, es probable que no tengas una idea clara de cómo hacer un inventario.
No te preocupes, hay maneras fáciles y efectivas de llevar a cabo este proceso. Incluso, de forma automatizada.
A través de soluciones inteligentes o software especializados obtienes una vista completa de tus existencias.
Estos programas digitales facilitan el rastreo de los productos y su identificación, según la fecha y ubicación.
Y mediante el uso de registros de números, tanto de series como de lotes, para ofrecerte una valoración correcta.
Además, garantizan la transparencia en tus informes al cumplir con los estándares de contabilidad comúnmente aceptados.
Pasos para gestionar eficazmente tu inventario
Crear un sistema de registro de productos adaptado a los requerimientos de tu negocio conlleva una variedad de pasos.
Aquí te mostramos cuáles son los primordiales y su finalidad para que los tomes en consideración.
Clasificación y organización
Organiza tu inventario por grupos, te ayudará a determinar cuántos artículos tienes y con qué frecuencia debes realizar pedidos.
Asimismo, qué cosas son realmente necesarias para tu negocio, si son costosas y tardan más en venderse.
Por ejemplo, puedes clasificarlos en tres grupos: los de mayor precio, los que tienen un costo moderado y los más económicos.
Almacenamiento
Para asegurar la organización impecable, elige un método de almacenamiento que se ajuste a tus necesidades específicas.
Dale a cada producto su lugar para que sea más fácil encontrar lo que buscas, y realizar rápidamente tus tareas de inventario.
Ten en cuenta el tipo de mercancía que deseas almacenar: alimentos perecederos, no perecederos, ropa, equipos electrónicos, etc.
Seguimiento del stock
Lleva un control minucioso de la información relacionada con tus productos, a fin de hacer más fácil el recuento y tomar decisiones informadas.
El registro debe abarcar elementos clave como los datos del código de barras y el número de referencia único (SKU, por sus siglas en inglés).
De igual forma, el número de lote, información del proveedor, país de origen de las piezas y el precio de cada una.
Controles periódicos
Audita con frecuencia los productos almacenados para tener una visión clara y actualizada de tu inventario.
Dependiendo del tipo de mercancía que tengas disponible y la demanda, puedes hacerlo a diario, cada semana o mensualmente.
Podrás apreciar cuándo se vende, qué cantidad y en qué momento es necesario reabastecer el almacén con más urgencia.
Contratación de auditores
Si no comprendes cómo hacer un inventario, una opción es contratar personal que se especialice en realizar esta tarea.
Te ayudará a mantener un óptimo manejo de tus existencias, reducir costos, evitar pérdidas y a potenciar el rendimiento de tu negocio.
Quienes prestan este servicio también pueden capacitar a tus empleados para que se encarguen del proceso.
Control de calidad
Otro paso indispensable es llevar a cabo procedimientos para comprobar la calidad de la mercancía que vas a ofrecer.
Esto implica identificar productos vencidos y aquellos con etiquetas dañadas o inapropiadas para la venta.
De esta manera te aseguras de que cumplan con los más altos estándares y fortalecerás la confianza de los clientes hacia tu negocio.
Gestión de la demanda
Aplicando esta estrategia sabrás qué bienes desea comprar realmente la gente durante las distintas temporadas.
Su mayor beneficio es poder anticiparte a las necesidades de tus clientes, al ser capaz de prever la demanda.
Podrás satisfacer expectativas y adquirir las cantidades justas de lo que importa, evitando así desperdiciar tu dinero.
Recepción de productos
Es esencial recibir los envíos puntualmente para mejorar la administración de tu stock y la eficiencia de tu negocio.
Asegúrate de que todo lo que llega esté debidamente registrado y colocado en los estantes para su posterior venta.
Los retrasos no solamente afectan tus suministros, sino también tu reputación frente a los consumidores.
Siguiendo estos y otros pasos sobre cómo hacer un inventario alcanzarás resultados sorprendentes y exitosos.
La importancia de implementar una buena gestión radica en optimizar tus recursos, así como las ventas y la satisfacción de los clientes.
¿Quieres que tu negocio tenga más ventas y ganancias? Entonces, aprende a administrar tus existencias correctamente.
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